智能印章管理与传统印章管理有何区别

虽然印章很小,但它很重要。印章是各组织证明身份、行使职能、明确权利的重要凭证和工具。在业务处理和文件交换过程中,印章具有法定凭证的作用,加盖印章是一种法律行为。因此,印章的合规使用和安全控制非常重要。但私用公章、萝卜章、人情章等安全风险事件屡见不鲜,给企业造成重大损失。

传统人工管理印章的缺点:

一、人工锁保险柜,人工填表,签字传真,多层审批,效率低,准确性差。

二、申请印刷后难以追溯,纸质文件查询检索不方便。

三、不能跟踪监管印章保管人员或外带印章不能兼顾安全和便利,风险和效率难以兼顾。

四、印章人工保管,直接接触,存在公章私用、人情章等监管难题,责任风险大。

企业印章管理的主要管理和使用方法一直是人工操作,因此人为因素的管理风险无法避免。我们可以看到,大多数非法印刷行为都是由人为因素引起的。那么,如何避免这些人工印章管理的风险呢?

解决人为因素管理风险的最佳解决方案是部署智能印章,利用信息手段实现印章分离,用智能设备取代传统的人工管理。智能印章能做什么?

1.授权使用:使用印章授权。人脸识别,检查印章用户;

2.远程控制:采用远程在线审批,设备全密封防拆设计,防止印章私盖;

3.使用监督:使用前申请,盖章文件发送管理人员在线审批,盖章信息实时推送;

4.数据归档:盖章后,使用记录自动上传服务器保存,信息可追溯,大大提高了企业的印章效率,降低了安全隐患;

5.文件比较防篡改技术:每次使用盖章前,智能扫描识别盖章文件,添加二维码防伪水印,保证盖章文件内容与申请盖章文件内容一致,保证盖章文件内容真实性,防止文件篡改;

智能印章为传统实体印章增加了一把智能锁,实现了印章的雕刻和使用。存储、使用、取消全生命周期的智能管理,使企业印章业务标准化、流程化,使印章管理更安全、更高效、更智能。

 

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